Come organizzare un Ignite

Preparazione dell’evento

Creare un team di lavoro

Per dare vita ad un Ignite bisogna prima di tutto trovare le persone adatte che si occupino dei diversi aspetti della produzione dell’evento, tra cui:

  • Gestione dei contatti per l’individuazione di una location e l’organizzazione del catering
  • Organizzazione e coordinamento del contest iniziale
  • Organizzazione e coordinamento delle sessioni di presentazione
  • Registrazione audio-video di tutti gli interventi
  • Assistenza sul posto (installazione apparecchiature audio-video, gestione dei badge dei partecipanti, gestione del post-evento etc..)

Individuazione di una location

Questa è la parte più difficile. Dovrete trovare uno spazio che abbia a disposizione:

  • un bar
  • un palco con impianto audio e di illuminazione
  • un’acustica adeguata che permetta l’utilizzo di sistemi audio e la fruizione dell’evento ad un pubblico numeroso
  • una sala né troppo grande, né troppo piccola

L’ultimo punto è il più importante. Per il primo Ignite organizzato nella vostra zona sarebbe meglio utilizzare uno spazio di dimensioni ridotte, in modo da evitare la spiacevole situazione di avere posti vuoti tra il pubblico (quando le persone non trovano posto e rimangano in piedi pur di seguire il vostro evento è sempre un buon segno :)
Valutate bene il tipo di contratto per le location e per il catering in funzione delle vostre aspettative riguardo l’evento.

Scelta del giorno

Per scegliere la data giusta per il vostro Ignite fate in modo di non fissarlo in giorni in cui si svolgano altri eventi di richiamo. Suggeriamo di scegliere dei giorni che vanno dal martedì al giovedì (è più facile far partecipare le persone nei giorni infrasettimanali).

Segnalazione dell’evento e promozione

Fateci sapere quando avete intenzione di organizzare il vostro Ignite e vi contatteremo tramite e-mail per fornirvi ulteriori informazioni.

Promozione nella blogosfera

Promuovete l’Ignite sul vostro blog personale e fate in modo che i blogger locali ne parlino per aumentare il buzz in rete. Segnalate gli speakers e diffondete informazioni e novità quotidianamente. Organizzate l’iscrizione all’evento tramite Upcoming ( http://upcoming.yahoo.com/ ) e inviate gli inviti tramite mail a mailing list selezionate (ad esempio di blogger locali). Raccomandiamo di inviare un “save the date” non appena avrete stabilito la data e il luogo, una mail due settimane prima ed un’altra il giorno dell’evento.

Creazione del contest

La gara che si svolgerà nella prima parte dell’Ignite dovrà essere basata su un progetto di facile realizzazione che preveda un lavoro di squadra in grado di far socializzare i partecipanti. Potrete organizzare, ad esempio, una gara di aereoplanini di carta. L’unico limite è la vostra fantasia.

Speaker

Cercate di trovare persone interessate alla tecnologia e all’innovazione. Consigliamo di reclutare autonomamente circa la metà dei partecipanti, mentre l’altra metà potrà essere trovata attraverso le candidature spontanee che vi saranno inviate. Cercate di creare un programma di interventi bilanciato in base agli argomenti, alla loro serietà e alla loro capacità di intrattenere il pubblico. Per gestire le proposte di partecipazione create su Gmail un indirizzo apposito.

Comunicate per tempo a tutte le persone che si sono candidate se la loro presentazione è stata accettata o meno. Mandate agli speaker selezionati un template Powerpoint ed invitateli ad utilizzarlo come base per le loro presentazioni. Chiedete infine agli speaker di inviarvi le loro 20 slide prima dell’evento, per poterle caricare per tempo sul computer in sala.

Programma

Fate in modo che tutti conoscano il programma per tempo. Eccone uno di esempio:

17.00: Organizzazione sul posto (schermi, impianti audio, sedute etc.)
18.00: Inizio dell’evento e apertura del bar
18.30: Inizio del contest (di solito è prevista la partecipazione di circa un 1/3 del totale degli iscritti all’evento)
20.00: Fine del contest
20.30: Inizio delle presentazioni
23.00: Fine dell’evento

Raccomandiamo di creare due sessioni di presentazione di 45 minuti ciascuna, con 8 partecipanti per blocco. Alla fine del primo è consigliabile prevedere una pausa per consentire al pubblico di rifocillarsi al bar.

Organizzazione sul posto

Fate un sopralluogo della sala, attaccate i cartelli e le locandine, fate un soundcheck e una prova del proiettore.

Preparazione del contest

Preparate i materiali, organizzate le squadre, spiegate le regole e fate partire la gara. Le regole non dovrebbero essere stringenti, per consentire ai partecipanti di esprimere la loro creatività.

Preparazione delle presentazioni

Caricate tutte le presentazioni su un computer in modo da velocizzare i tempi e provatele. Scrivete i nomi dei files in modo da rispecchiare l’ordine di presentazione e fate in modo che gli speaker che devono parlare siano reperibili subito dopo l’intervento dello speaker che li precede. Fate rispettare i tempi di presentazione per rimanere il linea con il programma della giornata.

Ogni intervento può essere preceduto da una presentazione da parte dell’organizzatore dell’Ignite, che passerà il microfono gelato allo speaker di turno. Dovrà inoltre essere presente un addetto al pc che caricherà le presentazioni non appena il microfono sarà passato di mano.

Fine dell’evento

Dopo i ringraziamenti di rito non dimenticatevi di riordinare la sala (non temete di chiedere aiuto ai partecipanti all’evento!) secondo gli accordi presi con il gestore della sala.

Dopo l’evento

Scrivete sul vostro blog dell’Ignite, caricate le presentazioni e i video che avete realizzato durante l’evento e fate in modo che tutti i partecipanti ne parlino sui loro blog!